Datenschutzerklärung KI-gestützter Telefonassistent

Zur Entgegennahme und Vorverarbeitung eingehender Anrufe auf unseren Festnetz-Telefonnummer [+4939140066930 -9] setzen wir zur besseren Erreichbarkeit zeitweise einen KI-gestützten Telefonassistenten ein.

Anbieter des KI-Telefonassistenten:

WinWorker GmbH
Emmericher Weg 12
D-47574 Goch

Fon 0 28 23 / 42 56 – 200
Fax 0 28 23 / 42 56 – 299

info@winworker.de
www.winworker.de [

AVV des Anbieters:

https://www.winworker.de/allgemeine-ergaenzungsbedingungen-zur-auftragsverarbeitung/

Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen, erstellt gegebenenfalls Zusammenfassungen in Schriftform und leitet relevante Informationen an die zuständigen Mitarbeiter unseres Unternehmens weiter. Es werden keine Audioaufnahmen der Telefonate gespeichert.

Verarbeite Daten:

Im Zusammenhang mit der Nutzung des KI-Telefonassistenten können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

– Rufnummer des Anrufers
– Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs
– Gesprochene Gesprächsinhalte in Schriftform
– freiwillig mitgeteilte Angaben, beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kunden- oder Auftragsnummer
– Anliegen, Störungsmeldungen, Terminwünsche oder Rückrufanfragen
– gegebenenfalls erstellte Transkripte
– gegebenenfalls erstellte Zusammenfassungen und Notizen
– Daten zur Terminvereinbarung oder Auftragsanbahnung

Die Verarbeitung erfolgt, um:
– eingehende Anrufe auch außerhalb unserer Geschäftszeiten oder bei hoher Auslastung entgegenzunehmen,
– Anliegen, Rückrufwünsche und Terminanfragen zu erfassen,
– Informationen strukturiert an die zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten,
– die Bearbeitung von Kundenanfragen zu beschleunigen,
– unsere telefonische Erreichbarkeit zu verbessern und
– unsere Kundenkommunikation effizient zu gestalten.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Grundlagen:

a) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Die Verarbeitung ist erforderlich zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags, beispielsweise bei Terminvereinbarungen, Auftragsanfragen, Serviceanliegen oder Störungsmeldungen.

b) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, erreichbaren und  wirtschaftlichen Kundenkommunikation sowie an einer geordneten Bearbeitung eingehender Anrufe.

c) Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Soweit Gesprächsaufzeichnungen, Transkriptionen, die Weitergabe von Gesprächsdaten an Dritte oder die Nutzung von Daten zu Trainingszwecken des KI-Anbieters erfolgen sollen, holen wir vorab Ihre Einwilligung ein.

Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Telefonansage

Vor der Anruf-Bearbeitung durch den KI-Telefonassistenten erfolgt eine entsprechende Hinweisansage:

„Sie sind mit dem KI-Telefonassistenten von Raumausstattung Schwarz verbunden. Zur Bearbeitung Ihres Anliegens kann das Gespräch transkribiert und ausgewertet werden. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter ra-schwarz.de/datenschutzerklaerung-ki-gestuetzter-telefonassistent“

Empfänger und Auftragsverarbeitung

Der Anbieter des KI-Telefonassistenten verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach unseren Weisungen.

Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Empfänger personenbezogener Daten können sein:

– interne Mitarbeiter und Abteilungen, denen das Anliegen zur Bearbeitung zugewiesen wird
– von uns eingesetzte Telekommunikationsdienstleister
– Hosting- und IT-Dienstleister
– gegebenenfalls Unterauftragsverarbeiter des KI-Anbieters

Der KI-Anbieter ist verpflichtet, die Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für die Entwicklung oder Verbesserung eigener KI-Modelle, zu verwenden, sofern hierfür keine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt grundsätzlich nicht.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung des Anliegens erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Konkrete Speicherfristen im verwendeten KI-System:

– Verbindungsdaten 60 Tage
– Transkripte: 60 Tage
– Zusammenfassungen und Notizen: 60 Tage
– Auftrags- und Termindaten: bis Abschluss des Vorgangs bzw. gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfrist

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Automatisierte Verarbeitung

Der KI-Telefonassistent unterstützt die Erfassung, Einordnung und Weiterleitung von Anliegen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt, trifft das System nicht. Die abschließende Bearbeitung, Terminbestätigung oder Auftragsannahme erfolgt durch unsere Mitarbeiter, sofern erforderlich.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:

– Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten
– Berichtigung unrichtiger Daten
– Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
– Einschränkung der Verarbeitung
– Datenübertragbarkeit
– Widerspruch gegen die Verarbeitung
– Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
– Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde